ISO14000 y Documentación

ISO 14001:2004 y la Estrategia Documental del Sistema de Gestión Ambiental / "Eco-Gerencia" (SEG)

El enfoque en la documentación de un sistema de gestión ambiental (SEG ISO 14001) es apoyar en los principios de desarrollo sustentable, prevención de la contaminación y protección del medio ambiente. Dentro de dicho esquema se ha de considerar acatamiento al marco regulatorio. Los esquemas de la serie ISO 9000:2000 e ISO 14000:2004 se enfocan en la mejora comparativamente ISO 9000 es hacia el cliente en materia de calidad (el aspecto comercial con sus 8 principios) y la serie de la Normativa ISO 14000 / ISO 14001 se enfoca al ambiente; demostrar objetivamente responsabilidad ambiental y reducción de riesgos ambientales...

Un Sistema de gestión ambiental es parte integra a la adminstración de riesgos ambientales considerando un enfoque global consideremos;

Cultura empresarial y naturaleza de las actividades,

Planificación,

Responsabilidades,

Métodos & prácticas,

Procedimientos,

Procesos

Viabilidad económica (aspecto financiero)

Con los recursos necesarios desarrollar e implantar la política ambiental efectivamente.

La política ambiental establece la directriz y la intención de la Gerencia Directiva hacia prevención de la polución, acatamiento al marco regulatorio, apoyo a los principios de desarrollo sustentable y protección del ambiente. La política ambiental inicia y mantiene su vigencia mediante un programa ambiental que incluye el elemento clave de establecer y lograr metas mediante objetivos, como parte integra de la gestión en eco-gerencia. Definir, implantar, proyectar, lograr y mantener la política ambiental es base para un sistema de gerencia en la gestión ambiental contemporáneo. Una organización puede presentar objetivos generales para establecer un marco de cumplimiento de su política y que los mismos se pueden medir respondiendo a las cláusulas en la realización de sus actividades y las clásulas 4.3.1 a 4.3.3 (para incio, ISO 14001:2004).

Eco-Gerencia / Gestión Ambiental y Documentación

Aunque los requisitos de documentación ISO 14000 / ISO 14001 son diferentes a los de la Normativa ISO 9001:2000, no dejan de ser requisitos. " Sin documentos se dificulta evidenciar objetivamente la existencia del sistema" no significa "burocratización " (ni documentación voluminosa) - "Es más fácil complicar que simplificar" . Por ello una estructura documental jerárquica, sencilla y ágil es esencial:

En la Normativa Internacional ISO 14001:2004 la palabra "documentado" se especifica en un ámbito similar a la versión 2000 Normativa ISO 9001 (como factor de interés relacionado, también leer OHSAS / OSH.MS). Por ende no podemos asumir que las cláusulas ISO 14001 se documentarán necesariamente de forma directa y proporcionar a cada cláusula. Es por esta razón que el Comité Técnico no usa en forma repetida el término "procedimiento documentado". Significa que se tiene que implantar la cláusula sin necesariamente estar y específicamente documentado a nivel de "procedimiento" (además, se pueden combinar cláusulas), cada organización opera en forma diferente y por ello hay que considerar la cultura de la empresa y su esquema operativo (interno). Para aclarar este punto el elemento 4.4.4 requiere que se atiendan las cláusulas en un documentos con enlace en responsabilidades y la información relevante a "navegación" dels sistema... Ejemplo... No necesariamente tiene que haber un documento (procedimiento documentado) exclusivo a 4.3.3; se puede responder enlazando 4.3.3 (Objetivos y Metas y Programa Ambiental) - en la combinación de estas cláusulas se tiene que establecer un procedimiento y el mismo puede estar documentado, como mínimo se requiere presentar evidencia de documentos (planillas, registros, acciones, avances, logros...).

Es importante indicar que el esquema/protocolo documental se agiliza grandemente con el desarrollo e implantación SEG (sistema de eco-gerencia) utilizando tecnología de Intranet o alternadamente llámese contemporánea... recomendamos que lea nuestra página Intranet (Inglés). Podemos asistir en implantar el sistema vía Intranet o inclusive la instalación de una Red completa aplicando tecnología de Web.

Nota: Nuestra asistencia por medio de proyectos pueden incluir diseño e instalación del esquema documental en plataforma intranet, extranet o internet. En dichos proyectos se diseña, instala y capacita al personal con "software" como parte del paquete de apoyo y con miras a desarrollar una base de conocimiento ("knowledge base" ' visite nuestro portal "Knowledge Management" en Castellano).

Los siguientes elementos ISO 14001, enfatizan tener el protocolo o metodología y la evidencia objetiva en forma documentada (para copia en Español-Castellano de la Normativa ISO 14001 comunique con su ente o cuerpo de acreditación en su región o con BULLTEK LTD):

4.2(e) La política ambiental, "... esta documentada; implantada y se mantiene; comunicada a todo el personal..."

4.3.3 Objetivos y Metas, "... se establecerá y mantendrán objetivos y metas documentadas..." partiendo desde la 4.3.1. Es importante marcar que la planificación (sobre 4.3.1 a 4.3.4) ambiental es esencial en el proyecto. Un inicio incorrecto (planificación) y la implantación, verficación, correción y evaluación del sistema no será efectiva. Objetivos (o llámese como la empresa opte) es el macro de mejorar... ejemplos... recursos naturales, contaminación, prevención, acatamiento regulatorio, ciclo de vida, reciclado... etc. Los metas enlazan a los objetivos para realizar los mismos.

4.4.1 Estructura y Responsabilidad, "Funciones, responsabilidad y autoridad se definen, documentan y comunican para sí facilitar en la gestión de gerencia ambiental."

4.4.3(b) Comunicación "... recibir, documentar y responder a comunicados relevantes..."

4.4.6(a) Control Operacional, "... establecimiento y mantenimiento de procedimientos documentados para cubrir situaciones donde en su ausencia pueden conducir a una desviación de la política ambiental y sus objetivos y metas...."

4.5.1 Vigilancia y Medición, "... establecer y mantener procedimiento documentado para periódicamente vigilar y medir..."

4.5.2 Vigilancia sobre los requisitos legales... Agregando otros requisitos, considerar que en la Unión Europea esta cláusula junto a 4.3.2 asisten en la administración y medio para cumplir con la Directiva 761/2001.

4.5.3 No-Conformidad, Acción Correctiva y Acción Preventiva, "...implantar e inscribir cualquier cambio en los procedimientos documentados resultantes..."

4.6 Evaluación Por la Gerencia Directiva, "La revisión se documentará..."

Aunque el restante de los elementos se documentarán con base en 4.4.4 (y 4.4.5) documentación y control respectivamente.

Verificación del Sistem Ambiental (SEG)

Existen retos como resultado en la ausencia y énfasis del término "documentado". Es por ello que la organización tiene que implantar un sistema verificable/auditable sin tener comparativamente la rigurosidad de las variantes ISO/TS 16949 o AS9100. ¡Se nos ha informado que algunos terceros (certificadores u organismos de certificación) han impuesto el que todos los elementos/cláusulas estén documentados en forma que atienda a cada clásula! Respondemos de forma sencilla, la selección de quien certifica es crítica . Los auditores externos tienen el retos de auditar un sistema de gestión (ambiental) bajo un esquema de procedimientos documentados diferente al de variantes de la ISO 9000 (reiterando que ISO 9001:2000 requiere la creación de pocos documentos a nivel de procedimientos -- por esta razón BULLTEK LTD asiste a Organismos de Certificación y Certificadores en el desarrollo de su esquema/protocolo y formación de auditores. En adición, la asistencia externa tiene que tener la experiencia para que la organización no caiga en las redes de la burocracia.

La respuesta para verificar y confirmar la adecuación de un procedimiento con documentación (llámese limitada referente a una ISO/TS, AS9100...) reside en combinación de dialogo, registros, documentos y la observación (ya que el elemento de lectura podría estar relativamente limitado). La búsqueda será en:

Verificar si se sigue el mismo esquema, procedimiento o proceso, luego del dialogo (recordando que existe un programa ambiental, una política y alguna documentación a varios niveles).

También tenemos entender que la responsabilidad de la empresa... es demostrar adecuación y efectividad del sistema implantado y mucha de esta se evidencia por registros.

La distribución de las no conformidades que se han encontrado en el ámbito ISO 14000 y que BULLTEK LTD definen como sigue:

Pobre planeación (cláusulas 4.3.1 a 4.3.3) - Planificación es esencial al éxito de un sistema de gestión ambiental. Identificación, evaluación y calificación de los aspectos ambientales es parte crítica de la planificación.

El procedimiento, esquema, programa o protocolo no existe o se definió pero no se ha implantado.

No seguir procedimiento ya establecido.

Proceso, procedimiento, protocolo, esquema o programa no efectivo (no se sigue como acordado).

Confusión entre el programa de seguridad industrial y el ambiental, aunque se puede integral (de forma mutuamente inclusiva o exclusiva) -- aunque ambos pueden estar enlazados de forma mutuamente inclusiva o exclusiva.

Ausencia de Medidas Preventivas.

El confirmar adecuación y efectividad del SEG (sistema de gestión ambiental / eco-gerencia) dentro de un sistema con posiblemente limitada documentación es un reto para cualquier persona y en especial para el auditor (interno o externo). Es por esta razón que para los auditores la premisa básica no reside en la busca de no conformidades pero en que se le demuestre objetivamente que el sistema es adecuado y efectivo (lo dicho y lo hecho concurra)--esto se puede lograr por medio de la observación y el dialogo, cuando con anterioridad se verificó la adecuación del SEG/SGA en papel (contra Normativa ISO 14001) contra papel (documentos y esquema operativo del SEG/SGA de la organización).

Nota: Se puede integrar al SGA / SEG esquemas de Seguridad y Salud Ocupacional como los es Seguridad y Salud.